CASE Renovar Leilões
Centralização, Segurança e Redução de 75% no Tempo Operacional com a Monday.com
SOBRE A RENOVAR LEILÕES
A Renovar Leilões é uma empresa de leilões que se destaca por oferecer uma série de serviços diferenciais pré e pós-leilão. Eles absorvem o trabalho burocrático de seus clientes-parceiros (comitentes), gerenciando processos documentais e o cuidado com os bens (como veículos e imóveis), resolvendo um grande gargalo para as instituições.
Atendem o poder judiciário, órgãos públicos (prefeituras e estatais) por meio de licitações, e possuem forte atuação no setor privado. Atendem mais de 50 cooperativas de crédito de sistemas como Sicredi, Cresol, Unicred e Sicoob.
O DESAFIO
Antes da implementação da nova solução, o gerenciamento administrativo da Renovar Leilões era realizado de forma manual, baseando-se integralmente em planilhas do Excel e armazenamento de arquivos no OneDrive.
A rotina exigia que os colaboradores abrissem de quatro a cinco pastas diferentes na nuvem para localizar as informações e documentos de um único veículo. O processo de envio de documentos de leilão para clientes era demorado: enviar a documentação referente a 10 veículos comercializados chegava a consumir cerca de 1 hora de trabalho da equipe.
01.
Descentralização de informações
A equipe precisava navegar por diversas planilhas e pastas espalhadas na nuvem para cruzar dados de estoque, vendas e arquivos de um mesmo processo ou veículo.
02.
Limitação de trabalho simultâneo
O uso de planilhas locais limitava a colaboração, obrigando que um funcionário fechasse e salvasse o arquivo para que outro pudesse acessar e atualizar dados, o que travava o fluxo diário.
03.
Risco de perda de dados
Havia o receio constante de que um colaborador apagasse indevidamente uma linha nas planilhas de estoque, que possuíam centenas de registros, comprometendo informações críticas e sem um histórico claro para reversão.
A SOLUÇÃO
A empresa percebeu que adquirir uma licença de software era apenas o primeiro passo, o verdadeiro desafio era traduzir a complexidade de seus processos para dentro do sistema. Deslocar a equipe de suas funções essenciais para aprender a parametrizar a ferramenta do zero resultaria em perda de tempo, dinheiro e, muito possivelmente, em um sistema mal configurado. Queriam um profissional capaz de desenhar os fluxos de trabalho, aplicar as automações corretas e entregar uma plataforma pronta para uso, moldada exatamente para as regras do seu negócio.
RESULTADOS
Hoje, 100% do estoque de veículos e do fluxo de imóveis opera dentro da Monday, centralizando as operações. A mudança proporcionou uma velocidade gigantesca: processos documentais que levavam 1 hora agora são concluídos entre 15 e 20 minutos. O tempo médio de envio de documentação por veículo foi reduzido para apenas 2 a 3 minutos. Economia de tempo de até 75%!
Segurança da informação garantida
A plataforma eliminou o risco de perda de dados. Agora,é possível visualizar cada alteração em um item e desfazer ações equivocadas instantaneamente, se necessário.
Centralização de processos
Ao inserir a placa de um carro ou a matrícula de um imóvel na plataforma, o usuário tem acesso imediato a todo o fluxo, histórico financeiro e anexos documentais.
Colaboração em tempo real
Múltiplos colaboradores conseguem movimentar quadros e atualizar informações simultaneamente (como cobranças e atualização documental) sem interromper o trabalho dos colegas.
DEPOIMENTOS
