CASE 2XS
Otimizando recrutamento com Monday.com
Redução comprovada do tempo operacional, impulsionando eficiência e impacto estratégico.
SOBRE A 2XS
Com 14 anos de atuação, a 2XS é uma boutique de recrutamento e seleção especializada em posições de alto nível, desde especialistas até C-Level.
A 2XS mergulha no objetivo da vaga e no perfil de cada candidato. Isso é fundamental para encontrar o match perfeito. Ao longo dos anos, a 2XS construiu uma base massiva de informações sobre profissionais, mercados, remunerações e tendências.
Seu diferencial está no modelo profundamente consultivo: além de entregar shortlist, a empresa fornece uma pesquisa de mercado com informações-chave para apoiar a tomada de decisão.
O DESAFIO
Embora o processo da 2XS estivesse estruturado, a operação dependia de uma estrutura complexa em planilhas separadas, armazenadas em pastas na rede.
01.
Informações fragmentadas
Objetivo da vaga, mapeamento e histórico de candidatos ficavam em planilhas diferentes, que não se conversavam.
02.
Perda de tempo
Ao revisitar vagas trabalhadas no passado, a equipe podia gastar até 2 horas cruzando planilhas e atualizando dados.
03.
Risco de perda de informação
Candidatos já abordados com fit para uma nova vaga podiam se perder na memória da equipe por estarem dispersos em arquivos isolados.
04.
Processo manual e repetitivo
Enviar formulários, registrar histórico, atualizar status e copiar dados entre planilhas demandava tempo operacional.
05.
Falta de transparência
Informações ficavam presas nas caixas de entrada do e-mail, outros membros da equipe tinham dificuldade para acompanhar interações com candidatos.
06.
Escalabilidade limitada
Com o crescimento da equipe e aumento acelerado de vagas, o modelo em Excel não era viável para o volume que ultrapassou 2.800 candidatos.
O sistema antigo não acompanhava mais a velocidade, a complexidade vinda do volume e a transparência exigidas pela operação.
A SOLUÇÃO
Unificação de dados
O cadastro da vaga, a procura pelo candidato e o histórico foram integrados em um único
fluxo. Em vez de várias planilhas desconectadas, a equipe passou a trabalhar de forma
fluída entre as informações.
Automatização de tarefas
Algumas tarefas corriqueiras ocupavam demasiado tempo da equipe, uma delas era o envio
do formulário para coleta de informações detalhadas sobre o perfil e carreira do candidato.
Hoje, o envio do formulário é feito por um clique.
Registro de histórico
Cada candidato conta com informações atualizadas em tempo real, desde seu status no processo até a troca de e-mails, e agora toda equipe tem visibilidade.
Escalabilidade
Mesmo com uma crescente de vagas e candidatos, o sistema performou melhor e mais rápido que o antigo, permitindo que a 2XS mantivesse seu ritmo de crescimento acelerado.
RESULTADOS E MÉTRICAS
Os ganhos apareceram imediatamente, tanto no nível operacional quanto gerencial
Redução de tempo operacional de 66%
Um mapeamento que antes podia levar 30 minutos agora é feito em 10 minutos.
Corte drástico no retrabalho
A equipe deixou de atualizar múltiplas planilhas. Agora, tudo acontece em um só lugar, sem risco de perder informações.
Aumento da precisão
Nada se perde. Candidatos sem retorno são automaticamente sinalizados. Candidatos que participaram de processos passados podem ser encontrados facilmente.
Visão completa e atualizada
A liderança consegue visualizar facilmente o status de cada vaga, fluxo de candidaturas.
Adoção natural e entusiasmo da equipe
A equipe passou a preferir a Monday.com ao Excel ao ponto de reagir negativamente quando uma vaga antiga ainda estava fora do novo sistema.
Escalabilidade comprovada
Logo após implementar a Monday, a 2XS passou por um boom de procura de candidatos. Oteste do novo sistema foi comprovado ao máximo.
DEPOIMENTOS
